Встигніть оцифрувати трудову книжку, адже часу все менше

В Україні триває процес переходу на електронні трудові книжки. Нагадаємо, що відповідно до ухваленого закону (№ 1217-IX від 5 лютого 2021 року) трудова діяльність працівників обліковується в електронній формі. Документ офіційно набрав чинності 10 червня 2021 року та встановив п’ятирічний перехідний період для оцифрування даних про трудову діяльність.

Отже, 10 червня 2026 року - крайдата. Якщо у визначений законом термін не перевести паперову трудову в цифровий формат, це може мати негативні наслідки: часткову втрату або зменшення страхового стажу, а також затримки при оформленні пенсійної виплати.   

Що потрібно зробити до 10 червня 2026 року:

1. Подати скан-копії: Роботодавці або самі працівники повинні завантажити кольорові скан-копії всіх сторінок паперової трудової книжки на вебпортал Пенсійного фонду України (ПФУ);

2. Використати КЕП: Для подання документів онлайн необхідно мати кваліфікований електронний підпис (КЕП);

3. Перевірити дані: Громадяни можуть самостійно перевірити свій страховий стаж та наявні записи в особистому кабінеті на сайті Пенсійного фонду України. 

Для того, щоб перевірити статус оцифрування трудової книжки, треба зайти у розділ «Мої звернення» на порталі ПФУ. Після оцифрування паперова трудова книжка зберігається у працівника або, за бажання власника, може бути передана на зберігання роботодавцю. 

Зауважимо також, що записи до неї можуть вноситися і надалі, проте основним джерелом інформації стає електронний реєстр. Цифрова версія зберігає дані навіть у разі втрати паперової та підтверджує стаж, отриманий до 2004 року.  

Як самостійно перевести трудову в електронний вигляд:

• Авторизація: Увійдіть до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг ПФУ, використовуючи кваліфікований електронний підпис (КЕП);

• Розділ: Оберіть «Комунікації з ПФУ»;

• «Відомості про трудові відносини»;

• Скан-копії: Скануйте всі сторінки трудової (з 1 по останню) у хронологічному порядку, завантажте їх (формат PDF або JPEG, роздільна здатність 300 dpi, колірні);

• Згода: Підпишіть згоду на обробку персональних даних;

• Відправка: Підпишіть заяву своїм КЕП та відправте до ПФУ.