Как сделать смартфон центром управления элеватором и зерновым терминалом

Вот и пришло лето и всё ближе «высокий» сезон закупки сельскохозяйственной продукции. Элеваторы и зернотрейдеры перейдут в режим более интенсивной работы..

Многие элеваторы в период «межсезонья» усиленно занимались технической модернизацией, наращивали свои мощности хранения, занимались автоматизацией производственных, учетных и управленческих процессов.

Переживать период «высокого сезона» элеваторам и зерновым терминалам (ЗТ) помогает четко и грамотно налаженная работа всех отделов и служб под руководством директора. Значительный вклад в это вносит грамотно построенная система автоматизации всех производственных и бизнес-процессов.

Самой по себе автоматизацией количественно-качественного учета зерна уже никого не удивишь, это, как говорится «must have» (маст-хэв).  

Однако, автоматизация управления и учета на элеваторах и ЗТ идет вперед, преследуя главные цели — увеличение эффективности и прибыльности работы элеватора, оборачиваемости зерна, уменьшения времени обслуживаний при приемке и отгрузке зерновых.

В работе элеваторов все большее значение имеет:

• Увеличение скорости обработки грузов, причем не только за счет роста точек приема, но и за счет оптимальной организации работы и уменьшения времени на каждую операцию: регистрация, заезд, взятие проб, взвешивание, выгрузка и т.д.
• Всё более заметно проявляются тренды на уход от активного участия человека при вводе данных поклажедателей, работе с весовыми, лабораторными комплексами, использование интеллектуальных видеокамер с возможностью считывать номера автомобилей, датчиков проезда, и т.д.
• Маркирование транспорта различными штрих-, QR-кодами, RFID метками для управления внутренней логистикой на территории элеватора.
• Быстрое online-согласование возникающих разногласий по весовым и качественным характеристикам с поклажедателями, различных спорных вопросов в нестандартных ситуациях между сотрудниками и т.д.
• Работа с разными видами транспорта. Не только с автомобильными перевозками, как наиболее распространенными, но и железнодорожными, водными способами перевозки зерновых, а так же всё более набирающими популярность контейнерными перевозками.
• Управление внешней логистикой для уменьшения очередей на площадках отстоя и перед воротами зерновых терминалов на улицах городов.
• Некоторые элеваторы становятся не просто местом хранения зерна, но и местом, где сельхозпроизводитель может приобрести удобрения, СЗР и т.п., а значит их АСУ должна не только уметь вести учет зерна, но и учитывать другие торговые операции .
• Использование удаленных и мобильных рабочих мест руководящих сотрудников для управления работой элеватора и ЗТ.
• и т.д.

Более подробно о тенденциях в автоматизации элеваторов мы поговорим в следующей статье, а в этой хочется обсудить одну из важных особенностей системы управления элеватором и ЗТ — возможность руководству оперативно получать в любое время всю необходимую и достоверную информацию, находясь не только перед компьютером в офисе, но и на удалении через свой смартфон.

Как ни странно, но часто случатся так, что при разработке АСУ элеватора автоматизация функций директора, как главного человека, принимающего основные управленческие  решения, заканчивается предоставлением различных отчетов.

Причем часть директоров рассуждают примерно так: «дайте мне набор нужных отчетов, а всю остальную информацию доложат сотрудники». Более продвинутые ставят задачу по другому: «дайте мне механизм для построения отчетов, а я буду сам строить, те, что мне нужны».

Но ведь у директора главная работа в оперативном управлении элеватором, а не в анализе и просмотре отчетов. А для этого ему нужны свои инструменты в общей АСУ элеватора.

В «высокий» период элеваторы часто работают в круглосуточном режиме, но директор не всегда сидит в офисе перед компьютером.

Как раз для таких директоров, было разработано специальное мобильное приложение. Оно позволяет руководителю не быть «привязанным» к офисному компьютеру, но при этом всегда находится в центре событий и оперативно участвовать в управлении всеми процессами.

Директор, как человек, принимающий основные решения и оперативно влияющий на текущую деятельность элеватора, должен иметь в АСУ мобильные инструменты для:

• получения необходимой информации для принятия управленческого решения;
• фиксации факта принятия и документирование принятого решения в АСУ;
• доведение его до исполнителей;
• контроля за исполнением принятого решения.

Чем ещё интересно такое приложение. Директор всю информацию за интересующий его период получает сам, не давая постоянных распоряжений экономистам или бухгалтерам о предоставлении ему отчетов или данных. И всё это в любое время и в любом месте — на работе, вечером дома или на выходных за городом.

Звонит ему председатель правления группы компаний или другой непосредственный начальник, а у него всегда все нужные цифры под рукой, всё в удобном виде: сколько, чего хранится, качество зерна, как идет прием или отгрузка, кто основные поклажедатели, выполнение плановых показателей и т.д.

Это же приложение можно поставить и главе правления холдинга у которого в подчинении может быть несколько элеваторов, но с выбором информации по нужному ему элеватору из списка. Тогда он может видеть всю оперативную информацию по каждому элеватору.

Или наоборот, любому заместителю директора, в обязанности которого входит, например, решение спорных вопросов по машинам, качеству и т.п. Причем набор функций, доступных такому заместителю, можно определить согласно правам доступа к информации, принятым на элеваторе.

Давайте рассмотрим, какие основные функции выполняет мобильное приложение для директора элеватора (зернового терминала):

Оборот продукции на элеваторе

• Приходы и отгрузки зерновых, выполненные за любой период времени: текущая или прошлая смена, неделя, месяц или любой другой период.
• Просмотр документов по приемке и отгрузке.

Оборот продукции на элеваторе

Все эти данные постоянно обновляются, как только зерно было принято на элеваторе или отгружено. Данные берутся в момент загрузки из учетной системы, поэтому всегда актуальны, а руководитель видит ход рабочего процесса.

Остатки продукции и загрузка мощностей

Остатки продукции в разрезе:

• культур и их качества;
• складов: сколько и какое зерно находится на каждом складе напольного хранения, силосе и т.д.;
• владельцев каждого вида зерновых.

Остатки и загруженность складов на элеваторе

Оперативное согласование текущих вопросов

Быстрое согласование различных вопросов, выходящих за пределы стандартных бизнес-процессов и для решения которых необходима санкция именно директора элеватора или его заместителя.

Это могут быть такие вопросы как:

• согласование приказов на отгрузку;
• заезд транспорта с несоответствиями в документах или из «черного списка»;
• согласование выгрузки в спорных случаях по качеству и т.д.

Перечень таких вопросов может уточняться в каждом конкретном случае.

Согласование рабочих вопросов в приложении для директора элеватора

Такой способ согласования резко повышает оперативность решения рабочих вопросов.

Любой руководитель знает два простых правила управления:

• «всё, что может быть понято неправильно — будет понято неправильно»;
• «звонок к делу не пришьешь».

А когда обсуждение вопроса и принятое решение задокументировано в системе — никакие отговорки типа «я не так Вас понял» уже не проходят.

Конечно, можно позвонить директору и спросить, «что делать», но не всегда ему может быть удобно говорить по телефону. С другой стороны, быстро согласовать запрос в мобильном приложении, свайпнув на «Согласовать» или «Отказ», может быть гораздо проще.

В конце концов, если ему будет что-то не понятно в сложившейся ситуации, он может и сам позвонить сотрудникам для уточнения отдельных моментов.

Особенно ярко эта функция проявилась в период карантина, когда директор, фактически находясь на карантине, и отсутствуя на самом элеваторе, продолжал оставаться в курсе всех рабочих вопросов и согласований, продолжая эффективно руководить.

Сообщения о подозрительных событиях и внештатных ситуациях

Эта возможность позволяет руководителю контролировать нестандартные действия сотрудников, которые могут совершаться либо по умыслу, либо просто по не знанию, но могущие привести к «печальным последствиям».

Например:

• попытка корректировки согласованного и утвержденного документа;
• исправление данных по весу, качеству и т.д.;
• происходят какие-то нестандартные действия с машиной при приемке или отгрузке зерна;
• действия, выходящие за рамки стандартного бизнес процесса;
• другие ситуации, которые обговариваются отдельно.

Это позволит пресекать ситуации, связанные с «человеческим фактором».

Причем, сотрудники совсем не обязательно будут знать, что директору ушло сообщение о подобной попытке.

Директор, использующий мобильное приложение «Директор ЗТ», будет всегда в курсе процессов, происходящих на элеваторе. Он оперативно, т.е. реально в любой момент времени получает интересующую его информацию. Видит, как идет прием и отгрузка зерна, какие возникают вопросы и оперативно на них реагирует. Например, как только машина с пшеницей разгрузилась, и данные попали в учетную систему предприятия, они тут же отобразятся и в приложении на мобильнике руководителя. Возникла проблема с зерновозом, попавшим, например,  в «черный список»,— директор оперативно согласовал вопрос в приложении и сотрудники уже знают, что делать дальше.

Такой директор всегда сможет четко и точно доложить своему непосредственному руководству или акционерам реальную ситуацию на текущий момент с наличием и качеством продукции на вверенном ему элеваторе.

Важной особенностью этого мобильного приложения является то, что его можно интегрировать с уже существующими и работающими АСУ элеваторов и зерновых терминалов. А это будет значительно дешевле и быстрее, чем разрабатывать такое же приложение «с нуля».

Александр Тодуров, эксперт по автоматизации элеваторов