Оцифрування трудової книжки: запитання і відповіді

Заступник начальника Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області Олена Щирба  відповідає на запитання читачів:

1. Що таке електронна трудова книжка і чим вона відрізняється від паперової?

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової книжки. Паперова трудова книжка — це документ, який легко або загубити, або пошкодити, а електронна трудова книжка дає змогу впорядкувати всю
інформацію про стаж в одному місці. Система автоматично зберігає дані, а це означає, що людина не ризикує втратити важливі роки стажу, а це в свою чергу важливо під час призначення пенсії. Головна мета оцифрування — зробити облік трудового стажу сучасним, зручним і захищеним.

2. Які строки переходу на електронні трудові та чому важливо завершити оцифрування до 10 червня 2026 року? Що буде, якщо не встигнути до цього часу?

Законом визначено п’ятирічний перехідний період — тобто до 10 червня 2026 року. Але, навіть якщо ви не встигли оцифрувати книжку ні за допомогою підприємства, ні самостійно, нічого страшного. Коли настане право на
призначення пенсії, необхідно прийти в найближчій сервісний центр Фонду з повним пакетом документів і подати заяву на призначення. На сьогодні законодавством не передбачено відповідальність за неподання або несвоєчасне
подання скан-копій трудової книжки.

3. Які ризики виникають, якщо записи з паперових трудових не будуть оцифровані вчасно?

Жодних ризиків. Якщо настало право на призначення пенсії, при подачі повного пакету документів до органів Пенсійного фонду України всі документи оцифруються.

4. Що роботи, якщо зараз не працюю, але трудова є?

Можна надати сканкопії самостійно через особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України або в Сервісному центрі Фонду.

5. Що робити, якщо трудових книжок декілька у різних компаніях?

Необхідно оцифрувати всі наявні книжки. Це може зробити або кожен роботодавець окремо, або застрахована особа самостійно надає одним зверненням, зібравши і відсканувавши всі трудові книжки.

6. Чи зобов’язаний пенсіонер оцифровувати трудову книжку?

Пенсіонерам, які вже завершили трудову діяльність, та які продовжують працювати, не непотрібно оцифровувати свої трудові книжки. Відомості про їх трудову діяльність уже перебувають у розпорядженні Пенсійного фонду
України і зберігаються у складі пенсійних справ.

7. Хто повинен подавати трудову книжку на оцифрування - роботодавець чи людина особисто ?

У Законі відсутнє визначення хто саме повинен подати на оцифрування трудову книжку — це можуть зробити і роботодавець, і кожна людина особисто. Зробити для людини самостійно це можливо 2 способами: на вебпорталі
електронних послуг Пенсійного фонду України з обов’язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису або звернувшись особисто до найближчого сервісного центру Фонду. Роботодавець може зробити це за своїх
найманих працівників у кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг.

8. Що потрібно підготувати для завантаження сканованих копій і які формати приймають?

Необхідно підготувати сканкопії документів. Сканкопії мають бути у форматі JPG або PDF (розмір кожного файлу — до 1 МБ); - кольорові; - необхідно робити сканкопії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку; - сканкопії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника та безпосередньо самі записи);

9. Що мають робити працівники, щоб перевірити правильність записів та зберегти підтвердження оцифрування?

Зробити це дуже просто. Потрібно зайти до особистого кабінету на порталі Пенсійного фонду або відкрити мобільний застосунок «ПФУ». Там є розділ «Електронна трудова книжка». Якщо дані вже внесені — ви побачите всі
свої записи про трудову діяльність, включно з датами та стажем. Якщо інформації немає або вона неповна, ви зможете подати документи, яких недостатньо, самостійно або через роботодавця.