Як відновити втрачені через війну документи

На думку Олени Тертишної, керівниці регіонального офісу «U-LEAD з Європою» у Дніпропетровській області, актуальним питанням у період війни для органів місцевого самоврядування є створення нових та відновлення втрачених документів.

"На черговій інформаційній сесії експерти U-LEAD розповіли фахівцям громад про вимоги до документування управлінської діяльності, створення та оформлення документів у структурних підрозділах місцевих рад, нагадали про вимоги до систематизації та зберігання документів, а також  пояснили алгоритми відновлення документів в умовах дії воєнного стану," - зазначила Олена Тертишна.

Як підкреслила Тетяна Коробка, радниця з питань децентралізації та місцевого самоврядування Регіонального офісу «U-LEAD з Європою» у Сумській області, деякі території громад були розбомблені, деякі перебувають в тимчасовій окупації. У результаті частина документів, а подекуди всі документи, знищені. І постає питання як їх відновити? Що робити? Органам місцевого самоврядування в своїй роботі необхідно керуватися Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015  № 1000/5.
Під час роботи з втраченими документами рекомендується наступний алгоритм дій:

• інвентаризація документів (в разі втрати документів і справ, що значаться за номенклатурою, вживаються заходи відповідно до п. 9 гл. 2 розд. V Правил Мін’юсту);
• створення комісії, завданням якої буде пошук втраченої документації та її подальшого відновлення;
• складання переліку справ та документів, які знищені, її кількість, визначення відповідальних осіб та способи відновлення документів;
• складання акту про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах за формою, наведеною в додатку 13 до цих Правил, який підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів), візує керівник служби діловодства та затверджує керівник установи.

У ході сесії наголошено, що в акті має бути зафіксована інформація про номер справи або документу, назва і дата, кількість аркушів. Причина відсутності справи (документа) зазначається «знищено вналідок збройної агресії рф».
Необхідно в акті також вказати, які документи можуть бути частково або повністю відтворені. Наприклад, можна роздрукувати, чи звернутись до контрагентів, держказначейста, податкової, держгеокадастру,  банківських установ, через які операції здійснювались, обласної військової адміністрації. Можуть бути і такі випадки, що документ можливо буде відновити на підставі рішення суду. У цьому разі відповідно до статті Стаття 315 ЦПКУ розглядається справа про встановлення фактів, що мають юридичне значення.
Для уникнення ситуацій, коли документ втрачений і потрібно його відновлювати,  рекомендується декілька простих, проте ефективних дій:

• створювати скановані копії документів (в першу чергу варто сканувати документи тривалого (понад 10 років) зберігання, документи з кадрових питань (особового складу)
•  зберігати ці сканкопії на декількох носіях (на жорстких дисках, картках пам’яті,  тощо),
• зберігати дані в хмарних сховищах (наприклад, OneDrive, Google Drive).